Wenn virtuelle Karten aktiviert sind, müssen Administrator:innen ein positives Kontoguthaben beibehalten, um Einkäufe von Benutzer:innen zu finanzieren. Wenn die Anfragen von Benutzer:innen für Käufe genehmigt werden, werden die Geldmittel vom Kontoguthaben auf virtuelle Karten verschoben, wo sie ausgegeben werden können.
So überprüfen Sie den Kontostand
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Admin-Einstellungen.
Die Seite Geldmittel für virtuelle Kreditkarten wird angezeigt. - Scrollen Sie zu Guthaben für virtuelle Kreditkarten.
- Aktuelles Guthaben gibt an, wie viele Geldmittel auf dem Konto verfügbar sind.
- Genehmigtes Gesamtguthaben ist die Summe, die Benutzer:innen insgesamt ausgeben dürfen.
- Erwartetes Guthaben ist das aktuelle Guthaben minus des genehmigten Gesamtguthabens.
- Ausgaben gesamt sind die Beträge, die im laufenden Jahr ausgegeben wurden.
Entscheiden, wann Geldmittel hinzugefügt werden
Sie sollten mit Ihrem CSM gemeinsam eine monatliche Frequenz für das Hinzufügen von Geldmitteln einrichten. Außerdem wird empfohlen, dass Sie einen Mindestschwellenwert für das aktuelle Guthaben festlegen, diesen Schwellenwert täglich überwachen und eine Aufstockung von Geldmitteln veranlassen, wenn das aktuelle Guthaben unter den Mindestschwellenwert fällt. Alternativ ist ein negatives erwartetes Guthaben ein gutes Indiz dafür, dass Geldmittel hinzugefügt werden sollten, um anstehende Käufe zu decken. Schließlich können Sie Transaktionsberichte einsehen, um nach wiederholt abgelehnten Transaktionen zu suchen. Vermehrt auftretende abgelehnte Transaktionen könnten ein Hinweis darauf sein, dass das aktuelle Guthaben zu niedrig ist und deshalb keine Käufe möglich sind.
So fügen Sie Geldmittel hinzu
- Senden Sie eine E-Mail anstipends_funding@degreed.com mit dem Betrag an Geldmitteln, die Sie hinzufügen möchten. Setzen Sie Ihren CSM in CC.
- Wenn die Mittel knapp werden, kontaktieren Sie die Benutzer:innen, um sie darüber zu informieren, dass sie mit einer Verzögerung beim Service rechnen müssen.
Beispielvorlage
Hallo [Benutzer:in] / [Unternehmensliste],
ich möchte Sie über einige Neuigkeiten zu Ihrem Lernstipendium auf der Degreed-Plattform Akademien und finanzielle Weiterbildungsunterstützung informieren. Wir wurden darauf aufmerksam gemacht, dass das Guthaben der Lernstipendien von [Unternehmen] schneller ausgegeben wurde, als es aufgefüllt werden konnte. Es ist zwar schön zu sehen, dass sich so viele Mitarbeitende von [Unternehmen] für das Lernen begeistern, aber das bedeutet leider, dass Benutzer:innen keine Einkäufe tätigen können, bis die Geldmittel wieder aufgefüllt sind. Dieser Vorgang dauert in der Regel etwa 7 Werktage.
Vielen Dank für Ihre Geduld. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben!
Viele Grüße
[Administrator:in]