Degreed + LearnUpon: sincronização de usuários
Você pode automatizar a criação e as atualizações de aprendizes (também chamados de “usuários” neste artigo) com o recurso de sincronização de usuários Degreed + LearnUpon.
Configuração de FTP e automação do carregamento de arquivos
A automação da sincronização de usuários Degreed + LearnUpon funciona com o carregamento de arquivos .csv para os detalhes do seu usuário: por exemplo, do seu sistema de RH para o seu ecossistema Degreed + LearnUpon.
Você carrega arquivos por FTP, e o seu Technical Implementation Consultant da Degreed cria um local de FTP para esse fim logo no início do processo de integração. Você pode automatizar a criação e o carregamento desse arquivo a partir do seu sistema de RH usando os recursos de geração de relatórios programados desse sistema ou por meio de uma integração de API.
Depois de carregado no servidor FTP, o arquivo é processado pela Degreed e pelo LearnUpon. Novos aprendizes são criados, e os aprendizes existentes são atualizados se suas informações forem alteradas.
Opções e configuração de arquivos
O carregamento de arquivos de sincronização de usuários contém as informações necessárias para criar e atualizar seus aprendizes na Degreed e no LearnUpon.
Todas as colunas do LearnUpon no seu arquivo .csv precisam ter o cabeçalho de coluna do LearnUpon correto. Três colunas são compartilhadas para ambos os fornecedores: FirstName,LastNamee Email. Todas as outras colunas específicas do LearnUpon precisam ter o prefixo LU_ (Por exemplo, LU_Username) para que o processo automatizado possa diferenciar as informações da Degreed das do LearnUpon no seu arquivo.
Quando você carregar seu arquivo no FTP da Degreed, verifique se o nome do arquivo corresponde a esta convenção de nomenclatura: User_File_yyyy/mm/dd.csv/xlsx
Colunas do LearnUpon obrigatórias e recomendadas
Identificador exclusivo:
Os aprendizes do portal LearnUpon têm um “identificador exclusivo”. Esse identificador pode ser seu endereço de e-mail ou nome de usuário (um nome de usuário no LearnUpon pode ser uma ID numérica). Essa é uma configuração de nível de portal que precisa ser decidida antes que seu grupo de usuários seja adicionado ao sistema. O identificador padrão é o e-mail e, se você quiser alterar isso, entre em contato com seu especialista de integração do LearnUpon, que pode alterar as configurações de back-end do seu portal para transformar os nomes de usuário em seu identificador exclusivo.
No arquivo de sincronização de usuários, o identificador exclusivo é necessário para criar novos aprendizes ou para localizar e atualizar aprendizes existentes. Se o seu identificador exclusivo for um e-mail, o cabeçalho da coluna será Email e, se for um nome de usuário, será LU_Username. Se o seu identificador exclusivo for um nome de usuário, você ainda poderá ter uma coluna Email no arquivo e registrar os endereços de e-mail dos usuários. Isso não é mais um requisito. Isso é útil se nem todos os usuários tiverem um endereço de e-mail ou se os endereços de e-mail estiverem sujeitos a alterações.
Senha:
ao criar novos aprendizes no LearnUpon, é possível “criar” ou “convidar” os aprendizes no seu portal. Se você “criar” os aprendizes, precisará definir uma senha para que a configuração do aprendiz possa ser concluída no portal.
Para uma experiência perfeita, o aprendiz deve ser criado “silenciosamente” no portal. Portanto, a coluna de senha é um requisito. O cabeçalho da coluna será LU_Password. Na verdade, o aprendiz nunca verá ou usará essas senhas, uma vez que ele usará o SSO para fazer login no seu portal pela Degreed.
Nome e Sobrenome: Estas colunas são obrigatórias. Os cabeçalhos das colunas são FirstName e LastName.
Colunas LearnUpon opcionais
Dados personalizados de usuário:
Você pode criar campos de dados personalizados de usuário para seus aprendizes nas configurações do portal do LearnUpon em Configurações > Usuários > Dados personalizados de usuário. A base de conhecimento do LearnUpon contém um guia para a configuração de dados personalizados de usuário. Para acessá-lo, faça login no portal do LearnUpon e clique no ícone “?” na barra de cabeçalho antes de clicar no link aqui.
Recomendamos o uso de campos personalizados para seus aprendizes, a fim de adicionar recursos de profundidade e segmentação aos seus relatórios, para que você possa, por exemplo, gerar relatórios por região, departamento ou função. Também é possível automatizar a associação a um grupo e as inscrições em cursos usando dados personalizados de usuário. Entre em contato com seu especialista de integração do LearnUpon para obter orientações sobre o melhor fluxo de trabalho para sua organização.
Qualquer campo de dados personalizados de usuário que você criar será transformado em uma coluna no seu arquivo de sincronização de usuários. O cabeçalho da coluna será o título do campo de dados personalizados de usuário. Por exemplo, se o campo for departamento, o cabeçalho da coluna será LU_department, e se for função, será LU_job role.
Expira em:
Nesta coluna, você pode definir uma data de validade para o acesso dos aprendizes. Geralmente, há dois cenários em que isso é útil: colaboradores sazonais ou temporários e, em segundo lugar, para aprendizes que deixam a organização. Para colaboradores com contratos de prazo fixo, a definição de uma data de validade para seu acesso pode ser feita quando o aprendiz for criado, de modo que nenhuma administração adicional seja necessária quando o colaborador sair. No caso de pessoas que deixam o cargo, a data de validade pode ser usada para desativar o acesso, por exemplo, com base no último dia que passaram na empresa. O cabeçalho da coluna para isso seria LU_expires.
Habilitado:
A coluna habilitado oferece outra forma de automatizar a ativação ou a desativação do acesso para os aprendizes. Se a coluna estiver definida como “não” para um aprendiz, seu acesso será desabilitado. Se estiver definido como “sim”, o acesso será reabilitado. Se essa coluna não for incluída, todos os aprendizes do seu arquivo serão habilitados automaticamente. O cabeçalho da coluna é LU_enabled.
Atribuição de grupos: se quiser atribuir aprendizes diretamente a grupos criados no LearnUpon com a sincronização de usuários, adicione uma coluna de atribuição de grupo ao seu arquivo. O cabeçalho da coluna para isso é LU_assignment_groups. O valor de assign_groups pode ser o título de um único grupo no portal, por exemplo, Vendas, ou, para vários grupos, pode ser uma lista separada por vírgulas de títulos de grupos existentes: nomedogrupo1, nomedogrupo2, nomedogrupo3. Os nomes dos grupos usados na coluna de atribuição do seu grupo devem corresponder exatamente ao nome do grupo no LearnUpon.
Sincronização de grupos: embora a opção de atribuição de grupos coloque seus aprendizes apenas em novos grupos, a opção de sincronização de grupos também permite mover aprendizes entre grupos. Por exemplo, adicionar e remover aprendizes de grupos. O cabeçalho da coluna para a sincronização de grupos é LU_group_sync. Os valores na sincronização de grupos podem ser um único grupo no portal ou vários grupos, de acordo com o formato de atribuição de grupos acima. No entanto, apenas os grupos listados para o usuário serão sincronizados para esse aprendiz. Por exemplo, se o aprendiz for atualmente membro de um grupo não listado na coluna de sincronização de grupos, ele será removido desse grupo como parte da sincronização. Há uma relação 1:1 entre os grupos listados e os grupos dos quais seus usuários serão membros após a conclusão da sincronização automática de grupos.
Quando você remove um aprendiz de um grupo usando a opção de sincronização de grupos, sua inscrição em todos os cursos em que ele estava inscrito como membro desse grupo é cancelada automaticamente. Fale com seu especialista de integração do LearnUpon sobre as opções de atribuição e sincronização de grupos para decidir qual é a escolha certa para o seu fluxo de trabalho.
Arquivo de amostra
A sincronização de usuários automatiza o processo de carregamento em lote no LearnUpon, e você pode gerar um arquivo de modelo de amostra (menos o LU_prefixes) a partir da tela de carregamento em lote. Para fazer isso, acesse Usuários > Opções > Carregamento em lote e escolha a opção para baixar um arquivo de amostra.