Pré-aprovar ou rejeitar uma solicitação (Academias e Marketplace de Conteúdos antes de outubro de 2024)

Este artigo aplica-se a clientes que adquiriram uma licença do produto Academias e Marketplace de Conteúdos antes do major release de outubro de 2024. Se não souber se ele se aplica à sua organização, entre em contato com seu representante de experiência do cliente.

Solicitações de pré-aprovação e reembolsos

Para se qualificar para reembolsos, o usuário deve solicitar duas rodadas de aprovações do gestor e/ou de um administrador, dependendo da configuração. Primeiro, o usuário precisa encontrar o programa ou recurso que deseja comprar e solicitar a pré-aprovação da compra. Após a pré-aprovação, o usuário efetuará a compra. Em seguida, ele deve solicitar uma segunda aprovação de reembolso. Após a aprovação do reembolso, o usuário será reembolsado pela compra. É possível fazer mais de uma solicitação de reembolso para um mesmo programa ou recurso pré-aprovado.

Aprovações de gestores e administradores

Algumas empresas optam por ativar um processo de aprovação em duas etapas que requer a aprovação de um gestor e de um administrador. Quando a solicitação é feita, o gestor a aprova ou rejeita. Se a solicitação for rejeitada, nada mais acontece. Se for aprovada, vai para um administrador que a aprova ou a rejeita.

Os administradores podem tomar a frente em solicitações que estão aguardando a aprovação do gestor. Nesse caso, a solicitação vai direto para o estágio de aprovação do administrador. Por outro lado, os administradores não podem reverter ou alterar decisões de gestores. Por exemplo, se um gestor rejeitar uma solicitação, o administrador não poderá aprová-la.

Para aprovar ou rejeitar uma solicitação

Gestores podem aprovar ou rejeitar solicitações de usuários para programas e recursos do Marketplace. Para isso, basta acessar Aprovações no menu de navegação principal.

1. Se as notificações por e-mail dos gestores estiverem ativadas, eles receberão automaticamente um e-mail quando um usuário fizer uma nova solicitação de pré-aprovação. Basta abrir o e-mail e clicar em Ver solicitação para aprová-la ou rejeitá-la no aplicativo.
2. Dependendo da decisão e da configuração de notificação por e-mail dos administradores, os administradores também receberão um e-mail para aprovar ou rejeitar a solicitação.
3. Para ver todas as solicitações no aplicativo, selecione Aprovações no menu à esquerda.
4. Selecione Programas no menu suspenso Aprovações à esquerda para ver todas as solicitações de programas. Também é possível clicar em Solicitações, Aprovadas ou Rejeitadas no menu superior para filtrar as solicitações por status.
5. Use a barra de pesquisa para encontrar as aprovações de um usuário específico ou filtre por provedor, nome do programa, nome do usuário, custo estimado, data, motivo ou centro de custo. Role para a esquerda ou direita para ver todos os filtros disponíveis.
6. Para ver mais informações sobre uma solicitação, ou para deixar uma observação sobre a sua decisão, clique em Detalhes.
7. Clique em Rejeitar ou Aprovar na parte inferior da janela pop-up ou clique no X no canto superior da janela para fechá-la.
8. Para aprovar ou rejeitar uma solicitação, marque uma opção à direita da página, na coluna Rejeitar / Aprovar selecionando o X ou a marca de verificação (✅). O tipo de solicitação será listado como “Pré-aprovação de reembolsos”.

Para alterar o centro de custo, os gestores e administradores podem clicar no centro de custo atual e digitar o nome de um centro de custo ou escolher outra opção no menu suspenso.