Foire aux questions sur les cohortes des académies

Vous trouverez ci-dessous une liste des questions les plus fréquemment posées sur les cohortes des académies.

• Questions générales
• Autorisations et visibilité
• Dates, échéances et fuseaux horaires pour les cohortes
• Adhésion et modalités d’inscription
• Archivage, modification des contenus et complétions

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Questions générales

Les rapports dans l’application pour les académies ont-ils de nouvelles colonnes pour les cohortes ?

Les rapports pour les académies dans l’application Degreed comportent désormais de nouvelles colonnes présentant des informations sur les cohortes dans trois rapports. 

Les automatisations seront-elles définies au niveau de l’académie ou de la cohorte ?

Les cohortes ne sont pas un objet pris en charge dans Automatisations. Les règles d’automatisation ne peuvent donc pas être créées en fonction des données de cohorte.

Toutes les cohortes ont-elles la même identité de marque ?

Oui. L’identité de marque, comme les étapes de l’académie, s’applique au niveau de l’académie. 

Comment le calendrier du contenu fonctionne-t-il entre les cohortes ?

La visibilité du contenu dans une cohorte dépend de la date de début de la cohorte par rapport au moment où le contenu est ajouté ou supprimé.  

Ajout de contenu 

Lorsque vous ajoutez du nouveau contenu à une académie : 

• Le contenu apparaît dans les cohortes dont la date de début correspond à la date à laquelle vous l’ajoutez ou est postérieure à celle-ci. 
• Le contenu n’apparaît pas dans les cohortes dont la date de début est antérieure à la date à laquelle vous l’ajoutez. 

Cela vous permet de créer une cohorte puis d’ajouter immédiatement du contenu pour cette cohorte le même jour.

Exemple : vous créez une cohorte avec une date de début au 1er mars. Vous ajoutez une étape le 1er mars. L’étape apparaît dans cette cohorte. Si vous mettez à jour la date de début d’une cohorte vers une date future, la cohorte suit la même règle. Le contenu ajouté avant la nouvelle date de début apparaît dans la cohorte.  

Modification du contenu 

Lorsque vous mettez à jour du contenu existant (par exemple, une URL ou des métadonnées) : 

• Les mises à jour s’appliquent à tous les apprenants des cohortes terminées, actives et futures. 
• Les apprenants qui ont déjà terminé le contenu le voient toujours comme terminé. 

Suppression de contenu 

Lorsque vous supprimez du contenu d’une académie : 

• Le contenu est supprimé des cohortes dont la date de début est postérieure à la date à laquelle vous le supprimez. 
• Le contenu reste dans les cohortes dont la date de début correspond à la date de suppression ou lui est antérieure. 

Exemple : une étape est supprimée le 2 mars. Une cohorte avec une date de début au 1er mars inclut toujours l’étape. Une cohorte avec une date de début au 3 mars n’inclut pas l’étape.  

Ajouter ou supprimer le même jour  

Le contenu ajouté et supprimé le même jour suit des règles différentes : 

• Ajouter : le contenu ajouté le même jour que la date de début d’une cohorte apparaît dans cette cohorte. 
• Supprimer : le contenu supprimé le même jour que la date de début d’une cohorte reste dans cette cohorte et n’est supprimé que des cohortes dont la date de début est ultérieure. Ce comportement garantit que vous pouvez créer et ajuster du contenu en toute sécurité le jour où une cohorte commence sans le supprimer involontairement. 

Suppression de contenu de Degreed 

Si vous supprimez du contenu de Degreed, le contenu reste dans l’académie. 

Autorisations et visibilité

Les autorisations sont-elles définies au niveau de l’académie ou de la cohorte ?

Il existe des autorisations distinctes pour modifier toutes les cohortes, ainsi que des autorisations spécifiques pour examiner les projets et afficher les rapports pour les cohortes individuelles.

Les participants verront-ils uniquement les membres de leur cohorte dans l’onglet Personnes, ou tous les membres de l’académie ?

Les participants ne verront que les autres utilisateurs de leur cohorte. 

Dates, échéances et fuseaux horaires pour les cohortes

Quelles dates de début et de fin seront définies pour les cohortes migrées ?

Les cohortes migrées n’auront pas de dates de début ou de fin définies par défaut. Les utilisateurs disposant de l’autorisation Modifier l’académie peuvent définir ces dates manuellement. Toutefois, la date de début ne peut pas être fixée à une date passée.

Quels sont les impacts d’une échéance fixée à 0 h UTC pour les apprenants ?

Toutes les dates d’échéance des académies et des cohortes sont fixées à 0 h UTC pour assurer la cohérence du fonctionnement entre les cohortes.

Cela signifie :

• L’échéance peut s’afficher à une heure locale différente en fonction du fuseau horaire de l’apprenant.
• Tous les apprenants disposent du même temps pour terminer les contenus, quel que soit le lieu.
• Pour le moment, les apprenants ne peuvent pas modifier leur fuseau horaire dans les académies.
• Les échéances apparaissent dans le produit sous la forme 0 h (UTC) pour réduire les sources de confusion.

Le recours à une heure UTC fixe donne les possibilités suivantes à Degreed :

• Maintenir un calendrier cohérent pour les cohortes sur toutes les régions
• Assurer un fonctionnement fiable des rappels, automatisations et rapports
• Éviter les problèmes liés aux changements d’heure saisonniers ou aux spécificités régionales
• Gérer les cohortes internationales avec une date limite unique et sans ambiguïté

Exemple

Une entreprise organise un processus d’intégration mensuel et souhaite que toutes les nouvelles recrues finissent l’académie dans le même délai. La cohorte prend fin le 31 mars à 0 h (UTC).

• Les apprenants, quel que soit leur fuseau horaire, voient la même échéance en UTC.
• Chacun dispose du même temps pour finaliser le parcours d’intégration.
• Les nouveaux collaborateurs finalisent leur parcours d’intégration simultanément, quel que soit leur lieu de travail.

Cette approche soutient les programmes internationaux tout en maintenant des échéances harmonisées et des attentes clairement définies.

Adhésion et modalités d’inscription

Pourquoi est-il important de savoir si un utilisateur a été ajouté individuellement ou via un groupe ?

La manière dont un utilisateur est ajouté détermine comment son appartenance à une cohorte est gérée et les conditions dans lesquelles l’utilisateur peut être supprimé.

Les ajouts individuels reflètent une action délibérée des administrateurs et sont conservés, même si un groupe associé est supprimé ultérieurement. Les ajouts basés sur des groupes sont directement liés au groupe et sont supprimés si le groupe est supprimé ou n’est plus éligible. 

Degreed retrace la source des inscriptions pour chaque utilisateur pour déterminer s’il a été ajouté individuellement ou via un groupe. Ce mécanisme garantit que les intentions des administrateurs sont respectées et évite toute suppression involontaire.

Exemples

• Si un utilisateur est ajouté individuellement, puis via un groupe au sein de la même cohorte, la source de l’inscription reste individuelle. 
• Si un utilisateur est ajouté individuellement à une cohorte, puis à une autre cohorte par le biais d’un groupe, une nouvelle inscription est créée. L’utilisateur est alors retiré de la cohorte initiale et, dans la nouvelle cohorte, la source de l’inscription est définie sur Groupe.

Archivage, modification des contenus et complétions

Que se passe-t-il lorsqu’une cohorte est archivée ?

Lorsque vous archivez une cohorte, l’académie passe en lecture seule pour tous les membres de cette cohorte. Les apprenants ne peuvent plus soumettre des contenus ni participer à des activités assignées, mais peuvent encore accéder à l’ensemble des contenus et les visualiser. Les cohortes archivées sont conservées à des fins de reporting et de suivi. Elles restent visibles dans la liste Cohortes que les administrateurs peuvent consulter à tout moment.

Que se passe-t-il lorsqu’une cohorte atteint sa date de fin sans être archivée ?

Lorsqu’une cohorte atteint sa date de fin mais n’a pas été archivée, les apprenants peuvent toujours terminer des contenus, soumettre des contenus assignés et participer aux discussions dans l’académie. 

La date de fin sert de repère pour le suivi et les échéances, mais elle ne met pas automatiquement l’académie en lecture seule. Pour bloquer toute nouvelle participation et n’autoriser que la consultation, il est nécessaire d’archiver la cohorte.

Les apprenants ont-ils encore accès aux contenus d’une cohorte archivée ?

Oui. Les apprenants peuvent consulter tous les contenus de l’académie, mais ils ne peuvent plus terminer des activités, soumettre des contenus assignés et progresser.

L’ajout de nouveaux contenus a-t-il un impact sur les cohortes archivées ou terminées ?

Non. Les nouveaux contenus ajoutés à une académie s’appliquent uniquement aux nouvelles cohortes. Les cohortes archivées ne reçoivent pas de nouveaux contenus. Les cohortes arrivées à échéance mais non archivées restent actives et les apprenants peuvent encore terminer les contenus déjà assignés.

Puis-je remplacer un contenu par une nouvelle version pour une future cohorte ?

Oui. Vous pouvez remplacer ou mettre à jour le contenu des cohortes à venir. Ces modifications s’appliquent uniquement aux nouvelles cohortes et n’ont pas d’incidence sur les cohortes déjà terminées ou archivées.

Les contenus nouveaux ou mis à jour influencent-ils les taux de complétion des cohortes archivées ?

Non. Les taux de complétion des cohortes archivées ou terminées ne sont pas affectés par l’ajout ou la mise à jour de contenus.

Quel est l’impact du nouveau contenu sur les taux de complétion dans les rapports ?

Les cohortes ne sont actuellement pas prises en charge dans les rapports des académies. Les données de complétion ne seront donc pas précises si de nouveaux contenus sont ajoutés.

Bien que les rapports pour les académies dans l’application Degreed comportent des colonnes relatives aux cohortes, les calculs sous-jacents des pourcentages de complétion ne prennent pas encore cette dimension en compte.

Qu’arrive-t-il aux complétions de l’apprenant s’il est retiré d’une cohorte ?

Lorsqu’un apprenant est retiré d’une cohorte, ses complétions ne sont pas supprimées. Les complétions sont liées au contenu de formation dans Degreed, et non à l’appartenance à une cohorte ; le contenu terminé reste donc terminé même après le retrait. Si l’apprenant rejoint une autre cohorte contenant le même contenu, sa progression n’est pas réinitialisée. Les rapports pour les académies dans l’application Degreed continuent d’afficher les complétions de l’apprenant dans le cadre de son activité globale de formation, même s’il n’apparaît plus dans les rapports propres à la cohorte (académie).