Lorsque les cartes virtuelles sont activées, les administrateurs doivent maintenir un solde de compte positif afin de pouvoir financer les achats des utilisateurs. Lorsque les demandes d’achat des utilisateurs sont approuvées, les fonds sont transférés du solde du compte vers les cartes virtuelles où ils peuvent être dépensés.
Vérifier le solde du compte
- Cliquez sur Paramètres administrateur dans le menu de navigation de gauche.
La page Fonds de la carte virtuelle s’affiche. - Faites défiler la page jusqu’à la rubrique Solde de la carte virtuelle.
- Le solde actuel correspond aux fonds disponibles sur le compte.
- Le total approuvé correspond aux fonds que les utilisateurs ont été autorisés à dépenser.
- Le solde prévisionnel correspond à la différence entre le solde actuel et le total approuvé.
- Le total dépensé correspond aux fonds dépensés au cours de l’exercice.
Décider quand ajouter des fonds
En plus d’échelonner l’ajout de fonds selon un rythme mensuel en collaboration avec votre CSM, il est recommandé de définir un seuil minimum pour le solde actuel, de le surveiller quotidiennement et de compléter les fonds lorsque le solde actuel descend en dessous du seuil minimum. Par ailleurs, un solde prévisionnel négatif indique que des fonds doivent être ajoutés pour couvrir les achats approuvés. Enfin, vous pouvez afficher les rapports de transactions pour vérifier si certaines transactions ont été refusées à plusieurs reprises. Une augmentation du nombre de transactions refusées peut indiquer que le solde actuel est trop bas pour couvrir les achats.
Ajouter des fonds
- Envoyez un e-mail à stipends_funding@degreed.com et ajoutez votre CSM en copie du message en indiquant le montant des fonds que vous souhaitez ajouter.
- Si les fonds sont épuisés, contactez les utilisateurs pour les informer d’un risque de retard dans le service.
Exemple de modèle
Bonjour [Utilisateur] / [Liste de diffusion de l’entreprise],
Je vous contacte pour vous faire part de certaines informations au sujet de vos allocations de formation sur la plateforme Académies et Primes d’éducation de Degreed. Nous avons remarqué que le solde du compte des allocations de formation de [Entreprise] a été dépensé plus rapidement qu’il n’a pu être réapprovisionné. Bien que nous soyons ravis de constater l’engagement que suscite la formation auprès des collaborateurs de [Entreprise], cela signifie malheureusement qu’aucun achat ne peut être effectué jusqu’à ce que les fonds soient réapprovisionnés. En règle générale, ce processus prend environ 7 jours ouvrables.
Merci pour votre patience et n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions !
Cordialement,
[Administrateur]