Autorización previa y solicitudes de reembolso
Para ser elegible para un reembolso, el usuario solicitará dos rondas de aprobación de su líder o de un administrador, según la configuración. En primer lugar, el usuario buscará el programa o recurso que quiera comprar y solicitará una autorización previa para su compra. Una vez que el usuario reciba la autorización previa, podrá efectuar la compra. Después de la compra, solicitará una segunda aprobación para un reembolso. Si se aprueba el reembolso, el usuario recibirá el reintegro. Un usuario puede hacer múltiples solicitudes de reembolso para un solo programa o recurso con autorización previa.
Aprobaciones del líder o administrador
Algunas empresas eligen habilitar el proceso de aprobación de dos pasos, es decir que tanto un líder como un administrador deben aprobar las solicitudes. Cuando se emite una solicitud, se envía al líder para que la apruebe o la rechace. Si la solicitud se rechaza, no se toma ninguna otra medida. Si la solicitud se aprueba, se envía a un administrador para que la apruebe por segunda vez o para que la rechace.
Los administradores pueden anular solicitudes que esperan la aprobación de un líder. Cuando un administrador anula una solicitud que espera la aprobación de un líder, la solicitud automáticamente pasa a la etapa de aprobación del administrador. Los administradores no pueden revertir o modificar las decisiones de un líder. Por ejemplo, si un líder rechaza una solicitud, un administrador no puede anular esta decisión y aprobar la solicitud.
Aprobar o rechazar una solicitud
Los líderes tienen la capacidad de aprobar o rechazar solicitudes de programas o recursos del mercado que emiten los usuarios. Para tomar una decisión, selecciona Aprobaciones desde el menú de navegación izquierdo.
- Si las notificaciones por correo electrónico están activadas, los líderes automáticamente recibirán una notificación por correo electrónico cuando un usuario emita una solicitud de preaprobación. Abre el correo y haz clic en Ver solicitud para aprobarla o rechazarla desde la plataforma.
- Tras tu aprobación o rechazo y según la configuración sobre notificaciones por correo electrónico del administrador, los administradores también recibirán una notificación por correo con la indicación de aprobar o rechazar la solicitud.
- Para ver todas las solicitudes en la aplicación, selecciona Aprobaciones desde el menú izquierdo.
- Selecciona Programas desde el menú desplegable izquierdo de Aprobaciones para ver todas las solicitudes de programas. Para filtrar solicitudes por estado, también puedes hacer clic en Solicitudes, Aprobadoo Rechazadodesde el menú superior.
- Utiliza la barra de búsqueda para buscar solicitudes de un usuario específico o filtra según proveedor, nombre del programa, nombre del usuario, costo estimado, fecha, razón o centro de costo. Desplázate a la izquierda o a la derecha para ver todos los filtros disponibles.
- Para obtener más información sobre una solicitud o para dejar una nota acerca de tu decisión, haz clic en Detalles.
- Para tomar una decisión, haz clic en Rechazar o Aprobar desde la parte inferior de la ventana emergente, o haz clic en la X en la esquina superior derecha para cerrar la ventana.
- Para aprobar o rechazar una solicitud, desde la parte derecha de la página debajo de la columna titulada Rechazar/Aprobar, selecciona la X o la marca de verificación (✅). Recuerda que el tipo de solicitud se mostrará como “Preaprobación de reembolsos”.