Approuver ou refuser des demandes de remboursement (Académies et Marketplace de contenus avant octobre 2024)

Cet article s’applique aux clients possédant une licence Académies et Marketplace de contenus (ACM) antérieure à la version majeure d’octobre 2024. Si vous ne savez pas si cela s’applique à votre organisation, veuillez contacter votre représentant CX.

En tant que manager, vous avez la possibilité d’approuver ou de refuser les demandes de remboursement des utilisateurs.

• Approuver ou refuser une demande à partir de la page Approbations
• Approuver ou refuser une demande à partir d’un e-mail
• À propos des approbations par les managers et les administrateurs
• À propos des demandes d’approbation préalable et de remboursement

Approuver ou refuser une demande à partir de la page Approbations

1. Cliquez sur Approbations dans le menu de navigation de gauche.
2. Sélectionnez Programmes ou Ressources pour voir toutes les demandes.
   La page des approbations s’affiche.
3. Recherchez la demande que vous voulez approuver ou refuser.
   1. Cliquez sur l’onglet Demandes, Approuvé, Refusé ou En attente d’examen par le manager dans le menu supérieur pour filtrer les demandes par statut.
   2. Saisissez un terme dans le champ de recherche pour trouver les approbations pour un utilisateur donné.
   3. Filtrez les demandes par fournisseur, nom du programme, nom, coût estimé, date ou centre de coût.
4. Pour voir plus d’informations à propos d’une demande, cliquez sur Détails.
   La page Examiner les détails s’affiche.
   
   1. Examinez les détails de la demande et, si vous le souhaitez, laissez un commentaire à propos de votre décision.
   2. Cliquez sur Approuver ou Refuser.
5. Pour approuver la demande, cliquez sur ✅.
6. Pour refuser la demande, cliquez sur .

Pour remplacer un centre de coûts, cliquez sur le centre de coûts actuel en regard d’une demande et saisissez-en un autre ou choisissez-en un dans le menu déroulant.

Approuver ou refuser une demande à partir d’un e-mail

Si vous avez activé les notifications de demande d’approbation par le manager dans vos paramètres, vous recevrez un e-mail lorsqu’un utilisateur soumettra une nouvelle demande de remboursement.

1. Dans l’e-mail, cliquez sur Afficher la demande.
   La page Approbations s’affiche.
2. Pour voir plus d’informations à propos d’une demande, cliquez sur Détails.
   La page Examiner les détails s’affiche.
3. Examinez les détails de la demande et, si vous le souhaitez, laissez un commentaire à propos de votre décision.
4. Cliquez sur Approuver ou Refuser.
   Une fois votre décision prise, et selon les paramètres de notification par e-mail configurés pour les administrateurs, ces derniers recevront également un e-mail les invitant à approuver ou refuser la demande.

À propos des approbations par les managers et les administrateurs

Si votre entreprise a activé un processus d’approbation en deux étapes, les demandes doivent être approuvées à la fois par un manager et un administrateur. La demande est d’abord envoyée au manager. Si elle est refusée, la procédure s’arrête là. Si elle est approuvée, la demande est ensuite envoyée à un administrateur qui pourra l’approuver une deuxième fois ou la refuser.

Les administrateurs peuvent statuer sur les demandes en attente d’approbation par le manager. Dans ce cas, ils font automatiquement passer la demande à l’étape d’approbation par l’administrateur. En revanche, les administrateurs ne peuvent pas annuler ni modifier les décisions du manager. Par exemple, si un manager refuse une demande, un administrateur ne peut pas contourner sa décision et approuver cette demande.

À propos des demandes d’approbation préalable et de remboursement

Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement, les utilisateurs doivent soumettre deux demandes d’approbation à leur manager et à un administrateur selon la configuration choisie par l’entreprise. Tout d’abord, ils doivent trouver le programme ou la ressource qu’ils souhaitent acheter et soumettre une demande d’approbation préalable. Une fois la demande pré-approuvée, ils peuvent effectuer leur achat, après quoi ils doivent soumettre une deuxième demande pour se faire rembourser. Les utilisateurs sont remboursés une fois la demande de remboursement approuvée. Plusieurs demandes de remboursement peuvent être soumises pour un même programme ou une même ressource pré-approuvé(e).