Degreed + LearnUpon: Sincronización de usuarios

Puedes automatizar la creación y las actualizaciones de los aprendices (también denominados “usuarios” en este artículo) con la función de sincronización de usuarios de Degreed + LearnUpon.

Configuración de FTP y automatización de la carga de archivos

La automatización de la sincronización de usuarios de Degreed + LearnUpon funciona mediante la carga de archivos .csv para los detalles de tu usuario. Por ejemplo, desde tu sistema de RR. HH. a tu ecosistema de Degreed + LearnUpon.

Cargas archivos por FTP y tu consultor técnico de implementación de Degreed configurará una ubicación FTP para este fin en las primeras etapas del proceso de onboarding. Puedes automatizar la creación y carga de este archivo desde tu sistema de RR. HH. usando las capacidades de informes programadas de tu sistema de RR. HH. o mediante una integración de API. 

Una vez que el archivo se carga al servidor FTP, Degreed y LearnUpon lo procesan. Se crean nuevos aprendices y se actualizan los existentes si su información ha cambiado.

Opciones y configuración del archivo

La carga del archivo de sincronización de usuarios contiene la información necesaria para crear y actualizar a tus aprendices en Degreed y LearnUpon.

Degreed y LearnUpon son 2 sistemas diferentes. Habrá alguna duplicación en el archivo donde las columnas deben estar presentes tanto para Degreed como para LearnUpon para la asignación de grupos.

Todas las columnas de LearnUpon del archivo .csv deben tener el encabezado de columna correcto de LearnUpon. Se comparten 3 columnas para ambos proveedores: nombre,apellidoy correo electrónico. Todas las demás columnas específicas de LearnUpon deben tener el prefijo LU_ (por ejemplo, LU_Username) para que el proceso automatizado pueda diferenciar entre la información de Degreed y LearnUpon de tu archivo.

Cuando cargues el archivo en el FTP de Degreed, asegúrate de que tu nombre de archivo coincida con esta convención de nomenclatura: User_File_yyyy/mm/dd.csv /xlsx

Columnas de LearnUpon requeridas y recomendadas

Identificador único:

Los aprendices de tu portal de LearnUpon tienen un “identificador único”. Este identificador puede ser su dirección de correo electrónico o un nombre de usuario (un nombre de usuario en LearnUpon puede ser un ID numérico). Es una configuración de nivel de portal que debe decidirse antes de agregar la población de usuarios al sistema. El identificador predeterminado es el correo electrónico y, si deseas cambiar esto, comunícate con tu especialista en onboarding de LearnUpon que pueda cambiar la configuración de back-end de tu portal para que los nombres de usuario sean tu identificador único.

En tu archivo de sincronización de usuarios, el identificador único es necesario para crear nuevos aprendices o para encontrar y actualizar aprendices existentes. Si tu identificador único es un correo electrónico, el encabezado de la columna será Correo electrónico y si es un nombre de usuario será LU_Username. Si tu identificador único es un nombre de usuario, puedes tener una columna Correo electrónico en tu archivo y registrar las direcciones de correo electrónico para tus usuarios. Esto ya no es un requisito. Esto es útil si no todos los usuarios tienen una dirección de correo electrónico, o si las direcciones de correo electrónico están sujetas a cambios.

Contraseña:
al crear nuevos aprendices en LearnUpon, es posible “crear“ o “invitar“ a los aprendices en tu portal. Si “creas” a los aprendices, tendrás que establecer una contraseña para que la configuración de los aprendices se pueda completar en el portal.

La opción “invitar” no se recomienda para la sincronización de usuarios de Degreed + LearnUpon, ya que los aprendices iniciarán sesión usando el SSO desde Degreed a LearnUpon y no lo harán a través de la pantalla de inicio de sesión de LearnUpon.

Para que la experiencia sea fluida, el aprendiz debe crearse “en silencio“ en el portal. Por lo tanto, la columna de contraseña es un requisito. El encabezado de la columna será LU_Password. El aprendiz nunca verá ni usará estas contraseñas en realidad, ya que usa SSO para iniciar sesión en tu portal a través de Degreed. 

Nombre y Apellido: estas columnas son obligatorias. Los encabezados de las columnas para estos son Nombre y Apellido.

Columnas opcionales de LearnUpon

Datos personalizados de usuario:

Puedes crear campos de datos de usuario personalizados para tus aprendices en la configuración del portal de LearnUpon, en Ajustes > Usuarios > Datos de usuario personalizados. En la base de conocimientos de LearnUpon hay una guía para la configuración personalizada de los datos del usuario. Para acceder a ella, inicia sesión en tu portal de LearnUpon y haz clic en el icono “?“ en la barra de encabezado antes de hacer clic en el enlace aquí.

Recomendamos que uses campos personalizados para que los aprendices agreguen las capacidades de profundidad y segmentación a tus informes, para que puedas, por ejemplo, hacer informes según la región, el departamento o el rol laboral. También es posible automatizar la membresía de grupos y las inscripciones a cursos usando datos personalizados de los usuarios. Comunícate con tu especialista en onboarding de LearnUpon para obtener asesoramiento sobre el mejor flujo de trabajo para tu organización.

Cualquier campo de datos de usuario personalizado que crees se convertirá en una columna del archivo de sincronización de usuarios. El encabezado de la columna será el título del campo de datos personalizado del usuario. Por ejemplo, si tu campo se llama Departamento, el encabezado de la columna será LU_departamento, si se trata de un rol de trabajo, será LU_job role.

Los espacios del campo personalizado deben mantenerse en el archivo de usuario y no deben reemplazarse por un guión bajo. Por ejemplo, si el campo personalizado se denomina unidad de negocio (Business Unit), en el archivo de usuario de Degreed será LU_Business Unit.

Vencimiento:

Puedes establecer una fecha de vencimiento para que los aprendices accedan con esta columna. En general, hay 2 situaciones en las que esto es útil: para los trabajadores temporales o de temporada y, en segundo lugar, para los aprendices que dejan la organización. Para los trabajadores con contratos de plazo fijo, se puede establecer una fecha de vencimiento para su acceso cuando se crea el aprendiz, de modo que no se requiera hacer otra gestión cuando el empleado se va. Para los que se van, se puede usar la fecha de vencimiento para desactivar el acceso, por ejemplo, según el último día que hayan estado en la empresa. El encabezado de columna para esto sería LU_expires.

Activado:

La columna activada ofrece otra forma de automatizar la desactivación o habilitación del acceso para los aprendices. Si la columna se configura en “no“ para un aprendiz, se desactivará su acceso. Si se configura en “sí“, el acceso se vuelve a activar. Si no se incluye esta columna, todos los aprendices del archivo se activarán automáticamente. El encabezado de la columna es LU_enabled.

Asignación de grupos: si quieres asignar aprendices directamente a los grupos que creaste en LearnUpon con la sincronización de usuarios, puedes hacerlo agregando una columna de asignación de grupos a tu archivo. El encabezado de columna para esto es LU_assignment_groups. El valor de assignment_groupspuede ser el título de un solo grupo en tu portal, por ejemplo, Ventas, o para varios grupos puede ser una lista separada por comas de los títulos de los grupos existentes: nombredegrupo1, nombredegrupo2, nombredegrupo3 Los nombres de los grupos usados en la columna de asignación de grupos deben coincidir exactamente con el nombre del grupo en LearnUpon.

Sincronización de grupos: mientras que la opción de asignación de grupos solo coloca a tus aprendices en nuevos grupos, la opción de sincronización de grupos también te permite mover aprendices entre grupos. Por ejemplo, para agregar aprendices a grupos y eliminar aprendices de los grupos. El encabezado de columna para la sincronización de grupo es LU_group_sync. Los valores de la sincronización de grupos pueden ser un solo grupo en tu portal o varios grupos, según el formato de asignación de grupos anterior. Sin embargo, solo los grupos enumerados para tu usuario se sincronizarán para ese aprendiz. Por ejemplo, si el aprendiz es actualmente un miembro de un grupo que no aparece en la columna de sincronización de grupos, se eliminará de ese grupo como parte de la sincronización. Existe una relación de uno a uno entre los grupos enumerados y los grupos de los que tus usuarios serán miembros una vez que se complete la sincronización de grupos automatizada. 

Cuando quitas a un aprendiz de un grupo con la opción Group Sync, se desinscribirá automáticamente de todos los cursos en los que estaba inscrito como miembro de ese grupo. Comunícate con tu especialista en onboarding de LearnUpon sobre las opciones de asignación y sincronización de grupos para decidir cuál es la correcta para tu flujo de trabajo.

Si usas la opción de eliminar la inscripción para la columna Sincronización de grupos, esto se aplica a todos los grupos de los que se eliminan usuarios.

Archivo de muestra

La sincronización de usuarios automatiza el proceso de carga por lotes en LearnUpon y puede generar un archivo de plantilla de muestra (menos los prefijos LU_) desde la pantalla de carga por lotes. Para ello, ve a la opción Usuarios > Opciones > Carga por lotes y elige la opción para descargar un archivo de muestra.