Preguntas frecuentes sobre las cohortes de las academias

A continuación, encontrarás una lista de las preguntas más frecuentes sobre las cohortes de las academias.

• Preguntas generales
• Permisos y visibilidad
• Fechas, plazos y zonas horarias de la cohorte
• Miembros y comportamiento de inscripción
• Archivado, cambios de contenido y finalización

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Preguntas generales

¿Los informes en la aplicación sobre las academias tienen nuevas columnas para las cohortes?

Los informes en la aplicación de Degreed sobre las academias ahora incluyen nuevas columnas con detalles de las cohortes en tres informes. 

¿Se configurarán las automatizaciones a nivel de la academia o de la cohorte?

Las cohortes no son un objeto compatible con las automatizaciones, por lo que no se pueden crear reglas de automatización en función de los datos de las cohortes.

¿Tienen todas las cohortes el mismo branding?

Sí. El branding, al igual que los pasos de las academias, se aplica al nivel de las academias. 

¿Cómo funciona el tiempo del contenido entre cohortes?

La visibilidad del contenido en una cohorte depende de la fecha de inicio de la cohorte en comparación con cuándo se agrega o elimina el contenido.  

Agregar contenido 

Cuando agrega contenido nuevo a una academia: 

• El contenido aparece en las cohortes con una fecha de inicio igual o posterior a la fecha en que lo agrega. 
• El contenido no aparece en las cohortes con una fecha de inicio anterior a la fecha en que lo agrega. 

Esto le permite crear una cohorte y luego agregar contenido para esa cohorte de inmediato el mismo día.

Ejemplo: Crea una cohorte con fecha de inicio del 1 de marzo. Agrega un paso el 1 de marzo. El paso aparece en esa cohorte. Si actualiza la fecha de inicio de una cohorte a una fecha futura, la cohorte sigue la misma regla. El contenido agregado antes de la nueva fecha de inicio aparece en la cohorte.  

Editar contenido 

Cuando actualiza contenido existente (por ejemplo, una URL o metadatos): 

• Las actualizaciones se aplican a todos los aprendices en cohortes finalizadas, activas y futuras. 
• Los aprendices que ya completaron el contenido siguen viéndolo marcado como completado. 

Eliminar contenido 

Cuando elimina contenido de una academia: 

• El contenido se elimina de las cohortes con una fecha de inicio posterior a la fecha en que lo elimina. 
• El contenido permanece en las cohortes con una fecha de inicio igual o anterior a la fecha de eliminación. 

Ejemplo: Se elimina un paso el 2 de marzo. Una cohorte con fecha de inicio del 1 de marzo todavía incluye el paso. Una cohorte con fecha de inicio del 3 de marzo no incluye el paso.  

Agregar versus eliminar el mismo día  

El contenido agregado y eliminado el mismo día sigue reglas diferentes: 

• Agregar: El contenido agregado el mismo día de la fecha de inicio de una cohorte aparece en esa cohorte. 
• Eliminar: El contenido eliminado el mismo día de la fecha de inicio de una cohorte permanece en esa cohorte y solo se elimina de las cohortes con fechas de inicio posteriores. Este comportamiento garantiza que pueda crear y ajustar contenido de forma segura el día en que comienza una cohorte sin eliminarlo accidentalmente. 

Eliminar contenido de Degreed 

Si elimina contenido de Degreed, el contenido permanece en la academia. 

Permisos y visibilidad

¿Se configuran los permisos a nivel de la academia o de la cohorte?

Hay permisos aparte para editar todas las cohortes, así como permisos específicos para revisar proyectos y ver informes de cohortes individuales.

¿Verán los participantes solo a los miembros de su cohorte en la pestaña Personas o a todas las personas de la academia?

Los participantes solo verán a otros usuarios de su cohorte asignada. 

Fechas, plazos y zonas horarias de la cohorte

¿Qué fechas de inicio y finalización se establecerán para una cohorte migrada?

Las fechas de inicio o finalización de las cohortes migradas no se establecerán de forma predeterminada. Los usuarios con el permiso Editar academia pueden establecer manualmente estas fechas. Sin embargo, la fecha de inicio no puede ser una fecha en el pasado.

¿Qué efecto tiene la fecha de vencimiento a las 12:00 a. m. UTC para los aprendices?

Todas las fechas de vencimiento de las academias y cohortes están configuradas para las 12:00 a. m. UTC con el fin de garantizar un funcionamiento coherente entre las cohortes.

Esto significa que:

• La fecha de vencimiento puede ser una hora local distinta, según la zona horaria del aprendiz.
• Todos los aprendices tienen el mismo plazo para completar el contenido, independientemente de la ubicación.
• Los aprendices no pueden cambiar su zona horaria en las academias en este momento.
• Las fechas de vencimiento están etiquetadas en el producto a las 12:00 a. m. (UTC) para reducir la confusión.

El uso de un horario UTC fijo le permite a Degreed hacer lo siguiente:

• Mantener la coherencia de los plazos de las cohortes en todas las regiones.
• Garantizar que los recordatorios, la automatización y los informes funcionen de manera predecible.
• Evitar problemas debido a cambios de zona horaria regional o del horario de verano.
• Apoyar a las cohortes internacionales con un plazo único e inequívoco.

Ejemplo

Una empresa realiza un onboarding mensualmente y espera que todos los nuevos empleados completen la academia en el mismo plazo. La cohorte finaliza el 31 de marzo a las 12:00 a. m. (UTC).

• Los aprendices de todas las zonas horarias ven el mismo plazo UTC.
• Todos tienen la misma cantidad de tiempo para completar el onboarding.
• Los nuevos empleados completan el onboarding juntos, sin importar la ubicación.

Este método respalda los programas globales, a la vez que mantiene los plazos coordinados y las expectativas claras.

Miembros y comportamiento de inscripción

¿Por qué importa la forma en que un usuario se agrega a una cohorte, ya sea de forma individual o mediante un grupo?

La forma en que se agrega a un usuario determina cómo se administra su membresía en la cohorte y cuándo se puede eliminar.

Las adiciones de forma individual reflejan una acción deliberada del administrador y se mantienen incluso si luego se elimina un grupo relacionado. Las adiciones por grupo están relacionadas directamente con el grupo y se eliminan si dicho grupo se elimina o deja de ser elegible. 

Degreed realiza un seguimiento del origen de la membresía de cada usuario para determinar si se agregó de forma individual o mediante un grupo. Esto garantiza que se respete la intención del administrador y que no se eliminen usuarios por error.

Ejemplos

• Si un usuario se agrega de forma individual y luego se agrega mediante un grupo dentro de la misma cohorte, el origen de su membresía sigue siendo individual. 
• Si un usuario se agrega de forma individual a una cohorte y luego se agrega a otra cohorte mediante un grupo, se crea una nueva membresía. Se eliminará al usuario de la cohorte original y el origen de la membresía en la nueva cohorte será de grupo.

Archivado, cambios de contenido y finalización

¿Qué sucede cuando archivas una cohorte?

Cuando archivas una cohorte, la academia se vuelve de solo lectura para todos los miembros de esa cohorte. Los aprendices ya no pueden enviar ni participar en ningún contenido ni actividad que se haya asignado, pero aún pueden acceder a todo el contenido y verlo dentro de la academia. Las cohortes archivadas se conservan con fines de informes y mantenimiento de registros. Permanecen visibles en la lista de cohortes para que los administradores puedan revisarlas en cualquier momento.

¿Qué sucede cuando una cohorte llega a su fecha de finalización, pero no se archiva?

Cuando una cohorte llega a la fecha de finalización pero no se archiva, los aprendices aún pueden completar el contenido, enviar asignaciones y participar en debates dentro de la academia. 

La fecha de finalización controla las expectativas de los informes y el cronograma, pero no hace que la academia pase a ser de solo lectura automáticamente. Para evitar que se siga participando y que la academia sea de solo lectura, la cohorte debe archivarse.

¿Pueden los aprendices acceder al contenido de una cohorte archivada?

Sí. Los aprendices pueden seguir viendo todo el contenido de la academia, pero no podrán completar actividades, enviar asignaciones ni avanzar.

¿El contenido agregado recientemente afecta a las cohortes archivadas o finalizadas?

No. El nuevo contenido que se agregue a una academia solo se aplica a las nuevas cohortes. Las cohortes archivadas no reciben contenido nuevo. Las cohortes finalizadas que no se archivan permanecen activas y los aprendices aún pueden completar el contenido existente asignado.

¿Puedo reemplazar el contenido por una versión actualizada en una cohorte nueva?

Sí. Puedes reemplazar o actualizar el contenido en futuras cohortes. Las actualizaciones de contenido solo se aplican a partir de ese momento y no afectan a las cohortes que ya finalizaron o se archivaron.

¿El contenido nuevo o actualizado afecta los porcentajes de finalización de las cohortes archivadas?

No. Los porcentajes de finalización de las cohortes archivadas o finalizadas no se ven afectados por el contenido recién agregado o actualizado.

¿Cuál es el impacto del contenido nuevo en los porcentajes de finalización en los informes?

En los informes de las academias, no se incluyen las cohortes por el momento, así que los datos de finalización no serán precisos si se agrega nuevo contenido.

Aunque en los informes en la aplicación de Degreed para las academias se incluyen columnas relacionadas con las cohortes, los cálculos del porcentaje de finalización subyacentes aún no tienen en cuenta las cohortes.

¿Qué sucede con las finalizaciones del aprendiz si se le elimina de una cohorte?

Cuando se elimina a un aprendiz de una cohorte, sus finalizaciones no se eliminan. Las finalizaciones están vinculadas al contenido de aprendizaje en Degreed, no a la membresía de la cohorte, por lo que el contenido completado permanece completado incluso después de la eliminación. Si el aprendiz se une a otra cohorte con el mismo contenido, su progreso no se restablece. Los informes en la aplicación de Degreed continúan mostrando las finalizaciones del aprendiz como parte de su actividad general de aprendizaje, incluso si ya no aparece en los informes específicos de cohortes (academia).