Anträge auf Vorabgenehmigungen und Rückerstattungen
Um für eine Rückerstattung infrage zu kommen, müssen die Benutzer:innen je nach Konfiguration in Ihrem Unternehmen zwei Genehmigungsrunden bei ihrer Führungskraft und einem:einer Administrator:in beantragen. Zunächst suchen die Benutzer:innen das Programm oder die Ressource, die sie kaufen möchten, und beantragen eine Vorabgenehmigung für den Kauf. Sobald die Vorabgenehmigung erteilt wurde, kann der Kauf getätigt werden. Nach dem Kauf wird eine zweite Genehmigung für die Rückerstattung beantragt. Nach der Genehmigung der Rückerstattung werden die Kosten für den Kauf erstattet. Benutzer:innen können mehrere Rückerstattungsanträge für ein einzelnes vorab genehmigtes Programm oder eine Ressource stellen.
Genehmigungen von Manager:innen und Administrator:innen
Wenn Ihr Unternehmen einen zweistufigen Genehmigungsprozess verwendet, müssen Anträge sowohl von einer Führungskraft als auch von einem:einer Administrator:in genehmigt werden. Wenn ein Antrag gestellt wird, wird er zuerst an die Führungskraft gesendet, die ihn genehmigt oder ablehnt. Wird der Antrag abgelehnt, werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Wird der Antrag genehmigt, wird er an eine:n Administrator:in weitergeleitet, wo er entweder ein zweites Mal genehmigt oder abgelehnt wird.
Administrator:innen können Anträge außer Kraft setzen, die auf die Genehmigung durch eine Führungskraft warten. Wenn ein:e Administrator:in die Entscheidung einer Führungskraft außer Kraft setzt, wird der Antrag automatisch zur Genehmigungsphase des Administrators/der Administratorin weitergeleitet. Administrator:innen können Entscheidungen von Führungskräften nicht rückgängig machen oder ändern. Wenn eine Führungskraft beispielsweise einen Antrag ablehnt, kann diese Entscheidung von einem Administrator/einer Administratorin nicht aufgehoben und der Antrag nicht genehmigt werden.
So können Sie Anträge vorab genehmigen oder ablehnen
Führungskräfte haben die Möglichkeit, Benutzeranfragen für Marktplatz-Programme und Ressourcen zu genehmigen oder abzulehnen. Um Entscheidungen zu treffen, wählen Sie im Hauptnavigationsmenü „Genehmigungen“ aus.
- Wenn die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die Führungskräfte automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein:e Benutzer:in einen neuen Antrag auf Vorabgenehmigung stellt. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf Antrag anzeigen, um den Antrag in der Plattform zu genehmigen oder abzulehnen.
- Je nach Konfiguration der E-Mail-Benachrichtigung der Administrator:innen erhalten die Administrator:innen eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, die Anfrage entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
- Um alle Anträge in der App anzuzeigen, wählen Sie im Menü auf der linken Seite die Option Genehmigungen aus.
- Wählen Sie links aus dem Dropdown-Menü Genehmigungen die Option Programme aus, um sich alle Programmanträge anzusehen. Sie können auch oben im Menü auf Anträge, Genehmigt oder Abgelehnt klicken, um die Anträge nach Status zu filtern.
- Mithilfe der Suchleiste können Sie nach den Genehmigungen einer bestimmten Person suchen oder Sie können die Anträge nach Anbieter, Programmname, Benutzername, Geschätzte Kosten, Datum, Grund oder Kostenstelle filtern. Scrollen Sie nach links, um sich alle verfügbaren Filter anzusehen.
- Klicken Sie auf Details anzeigen, um weitere Informationen zu einem Antrag zu erhalten oder um eine Notiz zu Ihrer Entscheidung zu hinterlassen.
- Klicken Sie unten im Pop-up-Fenster auf Ablehnen oder Genehmigen, um eine Entscheidung zu treffen, oder klicken Sie rechts oben auf das X, um das Fenster zu schließen.
- Um einen Antrag zu genehmigen oder abzulehnen, wählen Sie rechts auf der Seite in der Spalte Ablehnen/Genehmigen entweder das X oder das Häkchen (✅) aus. Beachten Sie, dass die Art des Antrags als „Vorabgenehmigung für Rückerstattungen“ aufgeführt wird.