Degreed + LearnUpon : synchronisation des utilisateurs
Vous pouvez automatiser la création et les mises à jour des apprenants (également appelés « utilisateurs » dans cet article) à l’aide de la fonctionnalité de synchronisation des utilisateurs de Degreed + LearnUpon.
Configuration FTP et automatisation du chargement de fichiers
L'automatisation de la synchronisation des utilisateurs de Degreed + LearnUpon utilise le chargement de fichiers .csv pour synchroniser les données utilisateur : par exemple, depuis votre système RH vers votre écosystème Degreed + LearnUpon.
Vous chargez les fichiers via le FTP et votre conseiller technique Degreed configurera un emplacement FTP à cet effet au début du processus d’intégration. Vous pouvez automatiser la création et le chargement de ces fichiers à partir de votre système RH via la planification des rapports dans ce système, ou via une intégration API.
Une fois le fichier chargé sur le serveur FTP, il est traité par Degreed et LearnUpon. De nouveaux apprenants sont créés et les apprenants existants sont mis à jour si leurs informations ont été modifiées.
Options de fichiers et configuration
Le fichier de synchronisation des utilisateurs contient les informations nécessaires pour créer et mettre à jour vos apprenants dans Degreed et LearnUpon.
Toutes les colonnes LearnUpon de votre fichier .csv doivent utiliser la bonne en-tête de colonne LearnUpon. Trois colonnes sont communes aux deux fournisseurs : FirstNamem LastName et Email. Toutes les autres colonnes spécifiques à LearnUpon doivent utiliser le préfixe LU_ (par exemple, LU_Username) pour que le processus automatisé puisse faire la distinction entre les informations Degreed et LearnUpon dans votre fichier.
Lorsque vous chargez votre fichier dans le FTP de Degreed, assurez-vous que le nom de votre fichier correspond à la convention de dénomination : User_File_aaaa/mm/jj.csv/xlsx
Colonnes LearnUpon obligatoires et recommandées
Identifiant unique :
Les apprenants de votre portail LearnUpon ont un « identifiant unique » qui peut être leur adresse e-mail ou un nom d'utilisateur (un nom d'utilisateur dans LearnUpon peut être un numéro). Ce paramètre au niveau du portail doit être défini avant d’ajouter les utilisateurs au système. L’identifiant par défaut est l’e-mail. Si vous souhaitez modifier ce paramètre, contactez votre spécialiste de l’intégration LearnUpon qui pourra modifier le backend afin d’utiliser le nom d’utilisateur comme identifiant unique sur le portail.
Dans votre fichier de synchronisation des utilisateurs, l’identifiant unique est requis pour créer de nouveaux apprenants ou pour trouver et mettre à jour des apprenants existants. Si votre identifiant unique est un e-mail, l'en-tête de colonne sera Email et s'il s'agit d'un nom d'utilisateur, l’en-tête sera LU_Username. Si votre identifiant unique est un nom d’utilisateur, il est toujours possible d’ajouter une colonne E-mail dans votre fichier et d’enregistrer les adresses e-mail de vos utilisateurs. Le fait que cela ne soit plus obligatoire est particulièrement utile si tous vos utilisateurs n’ont pas d’adresse e-mail, ou que leurs adresses sont susceptibles d’être modifiées.
Mot de passe :
lors de la création de nouveaux apprenants dans LearnUpon, il est possible de « créer » ou « d’inviter » les apprenants dans votre portail. Si vous « créez » les apprenants, vous devrez définir un mot de passe pour terminer la configuration des apprenants sur le portail.
Pour garantir la fluidité de l’expérience, l’apprenant doit être créé « silencieusement » dans le portail. C’est pourquoi la colonne du mot de passe est obligatoire. L'en-tête de colonne sera LU_Password. L’apprenant ne verra jamais ni n’utilisera jamais ces mots de passe puisqu’il utilise l’authentification unique pour se connecter à votre portail via Degreed.
Prénom et nom : ces colonnes sont obligatoires. Les en-têtes de colonnes sont FirstName et LastName.
Colonnes LearnUpon facultatives
Données utilisateur personnalisées :
Vous pouvez créer des champs de données utilisateur personnalisés pour vos apprenants dans les paramètres du portail LearnUpon sous Paramètres > Utilisateurs > Données utilisateur personnalisées. La base de connaissances LearnUpon contient un guide sur la configuration des données utilisateur personnalisées. Pour y accéder, connectez-vous à votre portail LearnUpon et cliquez sur l'icône « ? » dans la barre d'en-tête avant de cliquer sur le lien fourni ici.
Nous vous recommandons d’utiliser des champs personnalisés pour vos apprenants. Cela vous permettra d’approfondir et de segmenter vos activités de reporting en générant par exemple des rapports par région, service ou poste. Il est également possible d’automatiser les inscriptions aux groupes ou aux formations en utilisant des données utilisateur personnalisées. Contactez votre spécialiste de l’intégration LearnUpon pour obtenir des conseils sur la meilleure configuration pour votre organisation.
Tout champ de données personnalisé que vous créez deviendra une colonne dans votre fichier de synchronisation des utilisateurs. L’en-tête de la colonne sera le titre du champ de données utilisateur personnalisé. Par exemple, si votre champ s'appelle Service, l'en-tête de colonne sera LU_service ; s'il s'agit du poste, l'en-tête sera LU_poste.
Expire :
Cette colonne vous permet de définir une date d’expiration pour l’accès des apprenants. Cela est généralement utile dans deux cas de figure : pour les travailleurs saisonniers ou temporaires, et pour les apprenants qui vont quitter l’organisation. Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée, il est possible de fixer une date d’expiration lorsque l’apprenant est créé, de sorte qu’aucune manipulation ne sera nécessaire à la fin du contrat. Pour les personnes qui quittent l’organisation, la date d’expiration peut être utilisée pour désactiver l’accès, par exemple, le dernier jour dans l’entreprise. L'en-tête de colonne pour cet élément est LU_expires.
Activé :
La colonne Activé offre une autre façon d’automatiser la désactivation ou l’activation de l’accès pour les apprenants. Si la colonne est définie sur « non » pour un apprenant, son accès sera désactivé. Si la valeur est « oui », l’accès est réactivé. Si cette colonne n’est pas incluse, tous les apprenants de votre fichier sont automatiquement activés. L'en-tête de cette colonne est LU_enabled.
Assignation à des groupes : si vous souhaitez assigner des apprenants directement à des groupes que vous avez créés dans LearnUpon à l’aide de la synchronisation des utilisateurs, vous pouvez le faire en ajoutant une colonne d’assignation de groupe à votre fichier. L'en-tête de cette colonne est LU_assign_groups. La valeur de l'argument assign_groups peut être le nom d'un groupe dans votre portail, par exemple le groupe Ventes. Pour plusieurs groupes, il peut s'agir d’une suite de noms séparés par des virgules : nomdugroupe1, nomdugroupe2, nomdugroupe3 Les noms de groupe utilisés dans la colonne d'inscription aux groupes doivent correspondre exactement aux noms des groupes dans LearnUpon.
Synchronisation des groupes : l’option d'assignation aux groupes sert uniquement à affecter des apprenants à de nouveaux groupes. L’option de synchronisation des groupes vous permet quant à elle de déplacer les apprenants d’un groupe à un autre, par exemple en les ajoutant et en les supprimant. L’en-tête de colonne pour la synchronisation des groupes est LU_group_sync. Pour la synchronisation des groupes, les valeurs utilisées peuvent être un ou plusieurs groupes dans votre portail, selon le format utilisé pour l’assignation aux groupes (voir ci-dessus). Toutefois, seuls les groupes répertoriés pour un utilisateur seront synchronisés pour lui. Par exemple, si l’apprenant fait actuellement partie d’un groupe qui ne figure pas dans la colonne de synchronisation des groupes, il sera supprimé de ce groupe dans le cadre de la synchronisation. Il existe une relation 1:1 entre les groupes répertoriés et les groupes dont vos utilisateurs seront membres une fois que la synchronisation automatisée des groupes sera terminée.
Lorsque vous supprimez un apprenant d’un groupe à l’aide de l’option de synchronisation des groupes, il est automatiquement désinscrit de tous les cours auxquels il était inscrit en tant que membre de ce groupe. Contactez votre spécialiste de l’intégration LearnUpon pour connaître les options d’inscription et de synchronisation des groupes afin de déterminer ce qui convient le mieux à votre flux de travail.
Exemple de fichier
La synchronisation des utilisateurs automatise le processus de chargement par lots dans LearnUpon et vous pouvez générer un exemple de fichier modèle (moins les préfixes LU_) à partir de l'écran de chargement par lots. Pour ce faire, accédez à Utilisateurs > Options > Chargement par lots et choisissez l’option de téléchargement d’un modèle de fichier.