Demandes d’approbation préalable et de remboursement
Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement, les utilisateurs doivent soumettre deux demandes d’approbation à leur manager et/ou à un administrateur (selon la configuration). Tout d’abord, les utilisateurs doivent trouver le programme ou la ressource qu’ils souhaitent acheter et soumettre une demande d’approbation préalable. Une fois la demande pré-approuvée, ils peuvent effectuer leur achat, après quoi ils doivent soumettre une deuxième demande pour se faire rembourser. Les utilisateurs sont remboursés une fois la demande de remboursement approuvée. Plusieurs demandes de remboursement peuvent être soumises pour un même programme ou une même ressource pré-approuvé(e).
Approbations par les managers et les administrateurs
Certaines entreprises choisissent d’activer un processus d’approbation en deux étapes qui nécessite que les demandes soient approuvées à la fois par un manager et un administrateur. Lorsqu’une demande est faite, elle est d’abord envoyée au manager. Si la demande est refusée, la procédure s’arrête là. Si la demande est approuvée, elle est ensuite envoyée à un administrateur qui pourra l’approuver une deuxième fois ou la refuser.
Les administrateurs peuvent statuer sur les demandes en attente d’approbation par le manager. Dans ce cas, ils font automatiquement passer la demande à l’étape d’approbation par l’administrateur. En revanche, les administrateurs ne peuvent pas annuler ni modifier les décisions du manager. Par exemple, si un manager refuse une demande, un administrateur ne peut pas contourner sa décision et approuver cette demande.
Approuver ou refuser une demande
Les managers ont la possibilité d’approuver ou de refuser les demandes des utilisateurs pour des programmes ou des ressources de la marketplace. Pour ce faire, sélectionnez Approbations dans le menu de navigation principal.
- Si les notifications par e-mail sont activées, les managers recevront automatiquement un e-mail lorsqu’un utilisateur soumettra une demande d’approbation préalable. Ouvrez le message et cliquez sur Afficher la demande pour approuver ou refuser la demande sur la plateforme.
- Une fois votre décision prise, et selon les paramètres de notification par e-mail configurés pour les administrateurs, ces derniers recevront également un e-mail les invitant à approuver ou refuser la demande.
- Pour afficher toutes les demandes dans l’application, sélectionnez Approbations dans le menu de gauche.
- Sélectionnez Programmes dans le menu déroulant Approbations pour afficher toutes les demandes de programme. Vous pouvez également cliquer sur Demandes, Approuvé ou Refusé dans le menu supérieur pour filtrer les demandes par statut.
- Utilisez la barre de recherche pour trouver les approbations pour un utilisateur spécifique ou filtrez par fournisseur, nom du programme, nom d’utilisateur, coût estimé, date, motif ou centre de coûts. Faites défiler vers la droite ou la gauche pour voir tous les filtres disponibles.
- Pour afficher plus d’informations sur une demande ou pour laisser un commentaire au sujet d’une décision, cliquez sur Détails.
- Cliquez sur Refuser ou Approuver en bas de la fenêtre contextuelle pour prendre une décision, ou sur X dans le coin supérieur droit pour fermer la fenêtre.
- Pour approuver ou refuser une demande, sélectionnez l’option de votre choix à droite de la page, sous la colonne intitulée Refuser/Approuver en cliquant sur X ou sur la coche (✅). Veuillez noter que le type de demande sera présenté comme suit : « Approbation préalable de remboursements ».