Benutzersynchronisierung Degreed und LearnUpon
Sie können die Erstellung und Aktualisierung von Lernenden (in diesem Artikel auch als "Benutzer" bezeichnet) mit der Degreed + LearnUpon-Benutzersynchronisierungsfunktion automatisieren.
Automatisierung von FTP-Einrichtung und Dateiupload
Die Degreed + LearnUpon Benutzersynchronisierung funktioniert mit einem .csv-Dateiupload für die Details Ihrer Benutzer:innen: beispielsweise von Ihrem HR-System zu Ihrem Degreed + LearnUpon-Ökosystem.
Sie können Dateien über FTP hochladen. Ihr Technical Implementation Consultant bei Degreed wird zu diesem Zweck bereits zu Beginn des Onboarding-Prozesses einen FTP-Speicherort einrichten. Sie können die Erstellung und den Upload dieser Datei über Ihr HR-System automatisieren, entweder über die geplanten Berichtsfunktionen Ihres HR-Systems oder über eine API-Integration.
Nachdem die Datei auf den FTP-Server hochgeladen wurde, wird sie von Degreed und LearnUpon verarbeitet. Neue Lernende werden erstellt und bestehende Lernende werden aktualisiert, wenn sich ihre Informationen geändert haben.
Dateioptionen und -konfiguration
Der Upload der Benutzersynchronisierungsdatei enthält die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Lernenden in Degreed und LearnUpon zu erstellen und zu aktualisieren.
Alle LearnUpon-Spalten in Ihrer .csv-Datei müssen den korrekten LearnUpon-Spaltenheader enthalten. Für beide Anbieter werden drei Spalten geteilt: Vorname, Nachnameund E-Mail. Alle anderen Spalten, die speziell für LearnUpon gelten, müssen das Präfix LU_ (z. B. LU_Benutzername) haben, damit der automatisierte Prozess in der Lage ist, zwischen den Degreed- und LearnUpon-Informationen in Ihrer Datei zu unterscheiden.
Wenn Sie Ihre Datei in den Degreed-FTP laden, stellen Sie sicher, dass Ihr Dateiname mit dieser Namenskonvention übereinstimmt: User_File_yyyy/mm/dd.csv/xlsx
Erforderliche und empfohlene LearnUpon-Spalten
Eindeutiger Bezeichner:
Die Lernenden in Ihrem LearnUpon-Portal haben eine "eindeutige Kennung". Diese ID kann ihre E-Mail-Adresse oder ein Benutzername sein (ein Benutzername in LearnUpon kann eine numerische ID sein). Dies ist eine Einstellung auf Portalebene, die entschieden werden muss, bevor Ihre Benutzer:innen zum System hinzugefügt werden. Die Standard-ID ist E-Mail. Wenn Sie dies ändern möchten, wenden Sie sich an Ihren LearnUpon Onboarding-Spezialisten, der die Backend-Einstellungen für Ihr Portal ändern kann, um Benutzernamen zu Ihrer eindeutigen ID zu machen.
In Ihrer Benutzersynchronisierungsdatei ist die eindeutige Kennung erforderlich, um neue Lernende zu erstellen oder bestehende Lernende zu suchen und zu aktualisieren. Wenn es sich bei Ihrer eindeutigen ID um eine E-Mail handelt, lautet die Spaltenüberschrift E-Mail und wenn es sich um einen Benutzernamen handelt, lautet sie LU_Benutzername. Wenn es sich bei Ihrer eindeutigen ID um einen Benutzernamen handelt, können Sie weiterhin eine E-Mail -Spalte in Ihrer Datei haben und E-Mail-Adressen für Ihre Benutzer:innen erfassen. Dies ist keine Anforderung mehr. Dies ist nützlich, wenn nicht alle Ihre Benutzer:innen eine E-Mail-Adresse haben oder wenn sich die E-Mail-Adressen ändern können.
Kennwort:
Wenn Sie neue Lernende in LearnUpon erstellen, können Sie die Lernenden entweder "erstellen" oder in Ihr Portal einladen. Wenn Sie die Lernenden "erstellen", müssen Sie ein Kennwort festlegen, damit die Einrichtung des Lernenden im Portal abgeschlossen werden kann.
Für eine nahtlose Erfahrung sollte der oder die Lernende im Portal "stumm" erstellt werden. Daher ist die Spalte "Kennwort" eine Anforderung. Die Spaltenüberschrift lautet LU_Password. Die Lernenden werden diese Kennwörter nie sehen oder verwenden, da sie SSO verwenden, um sich über Degreed bei Ihrem Portal anzumelden.
Vorname und Nachname: Diese Spalten sind erforderlich. Die Spaltenüberschriften für diese sind FirstName und LastName.
Optionale LearnUpon-Spalten
Benutzerdefinierte Daten:
Benutzerdefinierte Datenfelder können Sie für Ihre Lernenden in den Einstellungen des LearnUpon-Portals unter Einstellungen > Benutzer > Benutzerdefinierte Benutzerdaten erstellen. Ein Leitfaden für die Einrichtung benutzerdefinierter Daten befindet sich in der LearnUpon Knowledge Base. Um darauf zuzugreifen, meldest du dich bei deinem LearnUpon-Portal an und klicke auf das "?"-Symbol in der Kopfzeile, bevor du hier auf den Link klickst.
Wir empfehlen Ihnen, benutzerdefinierte Felder für Ihre Lernenden zu verwenden, um Tiefen- und Segmentierungsfunktionen für Ihre Berichterstattung hinzuzufügen. So können Sie beispielsweise Berichte nach Region, Abteilung oder Jobrolle erstellen. Es ist auch möglich, die Gruppenmitgliedschaft und die Kursanmeldungen mit benutzerdefinierten Benutzerdaten zu automatisieren. Wenden Sie sich an Ihren LearnUpon Onboarding-Spezialisten, um sich über den besten Workflow für Ihre Organisation zu beraten.
Alle von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Datenfelder werden zu einer Spalte in der Benutzersynchronisierungsdatei. Die Spaltenüberschrift ist der Titel des benutzerdefinierten Benutzerdatenfelds. Wenn Ihr Feld zum Beispiel Abteilung heißt, dann lautet die Spaltenüberschrift LU_Abteilung, wenn es sich um eine Jobrolle handelt, lautet sie LU_Jobrolle.
Läuft ab:
Mit dieser Spalte können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff von Lernenden festlegen. In der Regel gibt es zwei Szenarien, in denen dies nützlich ist: für Saisonarbeiter oder befristete Arbeitskräfte und für Lernende, die die Organisation verlassen. Für Arbeitnehmer mit befristeten Verträgen kann das Festlegen eines Ablaufdatums für ihren Zugriff erfolgen, wenn der Lernende erstellt wird. Es ist also keine weitere Verwaltung erforderlich, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin geht. Bei Abgängen kann das Ablaufdatum dazu verwendet werden, den Zugriff zu deaktivieren, z. B. auf der Grundlage des letzten Arbeitstages. Der Spaltenheader dafür wäre LU_EXPIRE.
Aktiviert:
Die Spalte "Aktiviert" bietet eine weitere Möglichkeit, das Deaktivieren oder Aktivieren des Zugriffs für Lernende zu automatisieren. Wenn die Spalte für einen Lernenden oder eine Lernende auf "Nein" gesetzt ist, wird der Zugriff darauf deaktiviert. Wenn "Ja" eingestellt ist, wird der Zugriff erneut aktiviert. Wenn diese Spalte nicht enthalten ist, werden alle Lernenden in Ihrer Datei automatisch aktiviert. Der Spaltenheader lautet LU_enabled.
Gruppenzuweisung: Wenn Sie Lernende direkt Gruppen zuweisen möchten, die Sie in LearnUpon mit der Benutzersynchronisierung erstellt haben, können Sie dies tun, indem Sie Ihrer Datei eine Spalte für Gruppenzuweisungen hinzufügen. Der Spaltenheader dafür lautet LU_Assign_Groups. Der Wert von assignment_groups kann der Titel einer einzelnen Gruppe in Ihrem Portal sein, z. B. Sales, oder bei mehreren Gruppen kann es sich um eine durch Kommas getrennte Liste der bestehenden Gruppentitel handeln: groupname1, groupname2, group name3 Die Gruppennamen in der Spalte "Group Assignment" müssen exakt mit dem Gruppennamen in LearnUpon übereinstimmen.
Gruppensynchronisierung: Während die Option für die Gruppenzuweisung Ihre Lernenden nur in neuen Gruppen einordnet, können Sie mit der Option für die Gruppensynchronisierung die Lernenden auch zwischen Gruppen verschieben. Zum Beispiel, um Lernende Gruppen hinzuzufügen und Lernende aus Gruppen zu entfernen. Der Spaltenheader für die Gruppensynchronisierung lautet LU_group_sync. Die Werte in der Gruppensynchronisierung können eine einzelne Gruppe in Ihrem Portal oder mehrere Gruppen sein, abhängig von dem oben genannten Gruppenzuweisungsformat. Allerdings werden nur die Gruppen, die für Ihren Benutzer aufgeführt sind, für diesen oder diese Lernenden synchronisiert. Wenn der oder die Lernende z. B. derzeit Mitglied einer Gruppe ist, die nicht in der Spalte Gruppensynchronisierung aufgeführt ist, wird sie als Teil der Synchronisierung aus dieser Gruppe entfernt. Es besteht eine 1:1-Beziehung zwischen den aufgeführten Gruppen und den Gruppen, bei denen Ihre Benutzer:innen Mitglied sein werden, nachdem die automatisierte Gruppensynchronisierung abgeschlossen ist.
Wenn Sie einen Lernenden oder eine Lernende mit der Option "Gruppensynchronisierung" aus einer Gruppe entfernen, wird er oder sie automatisch aus allen Kursen entfernt, in denen er oder sie als Mitglied dieser Gruppe eingeschrieben war. Wenden Sie sich an Ihren LearnUpon Onboarding-Spezialisten, um sich über die Optionen für die Gruppenzuweisung und die Gruppensynchronisierung für Ihren Workflow zu entscheiden.
Beispieldatei
Benutzersynchronisierung automatisiert den Stapelupload innerhalb von LearnUpon und Sie können über den Stapelupload eine Beispieldatei für eine Vorlage (ohne LU_-Präfixe) generieren. Gehen Sie dazu zu Benutzer > Optionen > Batch-Upload und wählen Sie die Option, um eine Beispieldatei herunterzuladen.