Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, Rückerstattungsanträge von Benutzer:innen zu genehmigen oder abzulehnen.
So können Sie einnen Antrag auf der Seite „Genehmigungen“ genehmigen oder ablehnen
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Genehmigungen.
- Wählen Sie Programme oder Ressourcen aus, um sich alle Anträge anzusehen.
Die Seite Genehmigungen wird angezeigt. - Suchen Sie den Antrag, den Sie genehmigen oder ablehnen möchten.
- Klicken Sie oben im Menü auf den Tab Anträge, Genehmigt oder Abgelehnt oder Prüfung durch Führungskraft ausstehend, um nach Status zu filtern.
- Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein, um die Genehmigungen einer bestimmten Person zu finden.
- Sie können die Anträge nach Anbieter, Programmname, Name, Geschätzte Kosten, Datum oder Kostenstelle filtern.
- Wenn Sie sich weitere Informationen zu einem Antrag ansehen möchten, klicken Sie auf Details anzeigen.
Die Seite mit den Details wird angezeigt.
- Überprüfen Sie die Details des Antrags und geben Sie optional eine Notiz zu Ihrer Entscheidung ein.
- Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
- Wenn Sie den Antrag genehmigen möchten, klicken Sie auf ✅.
- Möchten Sie den Antrag ablehnen, klicken Sie auf
.
So können Sie einen Antrag aus einer E-Mail heraus genehmigen oder ablehnen
Wenn die Benachrichtigung über Anträge auf Genehmigung durch eine Führungskraft in Ihren Einstellungen aktiviert ist, erhalten Sie eine E-Mail, wenn ein Benutzer oder eine Benutzerin einen neuen Rückerstattungsantrag stellt.
- Klicken Sie in dieser E-Mail auf Antrag anzeigen.
Die Seite „Anträge“ wird angezeigt. - Wenn Sie weitere Informationen zu einem Antrag anzeigen möchten, klicken Sie auf Details anzeigen.
Die Seite „Details zur Bewertung“ wird angezeigt. - Überprüfen Sie die Details des Antrags und geben Sie optional eine Notiz zu Ihrer Entscheidung ein.
- Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
Je nach Konfiguration der E-Mail-Benachrichtigung für Administrator:innen erhalten diese eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, die Anfrage entweder zu genehmigen oder abzulehnen.
Über Genehmigungen von Manager:innen und Administrator:innen
Wenn Ihr Unternehmen einen zweistufigen Genehmigungsprozess aktiviert hat, müssen Anträge sowohl von einer Führungskraft als auch von einem:einer Administrator:in genehmigt werden. Wenn ein Antrag gestellt wird, wird er zuerst an die Führungskraft gesendet. Wird der Antrag abgelehnt, werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Wird der Antrag genehmigt, wird er an eine:n Administrator:in weitergeleitet, wo er entweder ein zweites Mal genehmigt oder abgelehnt wird.
Administrator:innen können Anträge außer Kraft setzen, die auf die Genehmigung durch eine Führungskraft warten. Wenn ein:e Administrator:in einen solchen Antrag außer Kraft setzt, wird der Antrag automatisch zur Genehmigungsphase des Administrators/der Administratorin weitergeleitet. Administrator:innen können Entscheidungen von Führungskräften nicht rückgängig machen oder ändern. Wenn eine Führungskraft beispielsweise einen Antrag ablehnt, kann diese Entscheidung von einem:einer Administrator:in nicht aufgehoben und der Antrag nicht genehmigt werden.
Über Anträge auf Vorabgenehmigung und Anträge auf Rückerstattung
Um für eine Rückerstattung infrage zu kommen, müssen die Benutzer:innen je nach Konfiguration in Ihrem Unternehmen zwei Genehmigungsrunden bei ihrer Führungskraft und einem:einer Administrator:in beantragen. Zunächst suchen die Benutzer:innen das Programm oder die Ressource, die sie kaufen möchten, und beantragen eine Vorabgenehmigung für den Kauf. Sobald die Vorabgenehmigung erteilt wurde, kann der Kauf getätigt werden. Nach dem Kauf wird eine zweite Genehmigung für die Rückerstattung beantragt. Nach der Genehmigung der Rückerstattung werden die Kosten für den Kauf erstattet. Benutzer:innen können mehrere Rückerstattungsanträge für ein einzelnes vorab genehmigtes Programm oder eine Ressource stellen.